Welche Voraussetzungen werden bei der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement von Dir erwartet?
Wie bei jeder anderen Ausbildung auch, gilt für die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement, dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden müssen. Dies betrifft einerseits die schulische Vorbildung, als auch weitere Fähigkeiten, Kenntnisse und Neigungen des Auszubildenden. Näheres erfährst Du in diesem Beitrag.
Laut Gesetz gibt es keine schulische Voraussetzung. Das bedeutet, dass jeder mit einer Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement beginnen kann. Theoretisch müsste auch gar keine schulische Vorbildung vorhanden sein. Aus diesem Grund reicht analog dem Beruf Industriekaufmann ein Hauptschulabschluss ebenso wie ein Abschluss mit der mittleren Reife.
Allerdings erwarten immerhin 74 % aller auszubildenden Unternehmen mindestens einen Abschluss der mittleren Reife.
Weitere 15 Prozent erwarten ein Abitur bzw. ein Fachabitur. Lediglich 11 Prozent sind mit einem Hauptschulabschluss oder einem beliebigen Abschluss zufrieden.
Trotzdem solltest Du nun nicht die Flinte ins Korn werfen, wenn Du nur einen Hauptschulabschluss hast. Bewerben solltest Du Dich trotzdem, schließlich werden weitere Voraussetzungen erwartet, die nicht unbedingt mit den schulischen Leistungen zusammen hängen. Solltest Du gut in Mathematik, Deutsch, Englisch, und Informatik sein, hast du auch mit einem Hauptschulabschluss gute Chancen. Wenn dann noch deine Softskills zu den Anforderungen des Unternehmens passen, hast du es schon so gut wie geschafft.
Welche Fähigkeiten und Neigungen sollten für die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement noch vorhanden sein?
Viele Tätigkeitsfelder, die als Kauffrau für Büromanagement ausgeführt werden, erfordern die nachstehenden Neigungen, Fähigkeiten und auch Vorlieben:
Du solltest gerne mit Zahlen umgehen und gut im Rechnen sein. Denn oft wird verlangt, dass Du Statistiken erstellst, das Controlling übernimmst oder auch die Materialwirtschaft im Blick hast. Auch für die letztgenannte Tätigkeit benötigst Du ein mathematisches Verständnis, da der Gewinn vom Unternehmen natürlich auch von den Einkaufskosten abhängt.
Gleiches gilt auch, wenn Du Tagungen, Meetings und Hotelübernachtungen planen und buchen musst. Auch in diesem Fall solltest Du Dir stets klarmachen, wie hoch die Kosten sein dürfen, damit das Unternehmen auch noch ausreichend Gewinn erzielt.
Das Planen von Geschäftsreisen ist als ein weiteres Stichwort zu verstehen: Du musst ein hohes Maß an Organisationstalent besitzen. Das Planen einer Geschäftsreise mit all seinen Details ist nicht immer einfach und erfordert teilweise auch viel Fingerspitzengefühl. Da musst Du nicht nur den Flug oder den Zug buchen, sondern auch den Transfer zwischen dem Flughafen und dem Hotel oder Meetingort.
Sollten die Geschäftskunden zu Dir kommen, dann läuft die Arbeit nicht minder schwierig ab. Wo findet das Geschäftstreffen statt? Welche technische Einrichtung wird benötigt? Wo werden alle Gäste untergebracht? All dies erfordert viel Organisationstalent, aber auch die Fähigkeit, in schwierigen Situationen ruhig zu bleiben und alles sofort zu regeln – inklusive vieler Probleme.
Abgesehen hiervon solltest Du die Rechtschreibung beherrschen und auch die DIN-Vorschriften kennen. Denn schließlich musst Du auch jede Menge Briefe verfassen. DIN Vorschriften etc. lernst Du aber auch in der Berufsschule, keine Bange. Daher solltest Du Kenntnisse in den bekannten Büroprogrammen besitzen: Office in jeder Variante, inklusive Präsentation. Denn von Dir wird auch verlangt, dass Du Präsentationen erstellst – für das Meeting oder interne Geschäftsvorgänge. Je mehr Kenntnisse Du darin besitzt oder je mehr Flexibilität Du beweist, sich darin fortzubilden, umso besser für Dich. 🙂
Denke immer daran, dass ein Kauffrau für Büromanagement in diesen Punkten fit sein muss und im Endeffekt das gesamte Büro leitet.
Daher werden auch Sekretariatsarbeiten anfallen: Termine planen, Koordination und wichtiger Schriftverkehr mit Behörden. Teilweise wird auch verlangt, dass die gesamte Personalwirtschaft von Dir erledigt wird.
Ebenso könnte es passieren, dass Du Rechnungen schreiben musst. Aus diesem Grund solltest Du Dich auch in diesem Punkt auskennen – inklusive Mahnung und Zwangsvollstreckung.
Wer keine Lust hat, andere Leute abzumahnen, der könnte die falsche Person für die Ausbildung sein. Natürlich besteht nach der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement die Möglichkeit, sich auf einen Bereich zu spezialisieren. Dies wirst Du relativ schnell während der Ausbildung feststellen: Liegt Dir ein Bereich besonders gut und ein anderer überhaupt nicht?
Dann solltest Du über eine weiterführende Ausbildung nachdenken, bei der Du Dich auf einen Bereich konzentrieren kannst.
Die meisten Arbeiten werden natürlich am PC erledigt. Aus diesem Grund solltest Du ein hohes Maß an Kenntnissen besitzen – dies gilt vorrangig für die beliebten Programme von Microsoft wie Word, Excel und Power Point. Natürlich reicht es im ersten Step aus, wenn Du diese Programme schon mal bedient hast, auch hier lernst Du den richtigen Umgang in der Berufsschule.
Du solltest hier schon Kenntnisse vorweisen können. Nur so wirst Du in der Lage sein, Präsentation zu erstellen und im Excel diverse Auswertungen vorzunehmen. Daher gilt: Je mehr Erfahrungen Du im Bereich EDV und PC besitzt, umso leichter wird Dir die Ausbildung fallen und eventuell könntest Du dann die Ausbildungszeit verkürzen.
Ferner solltest Du kommunikationsstark sein und gerne mit Personen umgehen. Dies gilt nicht nur für den internen Bereich – schließlich könntest Du der erste Ansprechpartner vor dem Geschäftsinhaber sein. Du musst auch kommunikativ im Bereich Geschäftskunden sein, diese freundlich empfangen und im Nu alle Problem beseitigen.
Des Weiteren wird ein Verständnis in Bezug auf die Materialwirtschaft verlangt. Du musst Dich hier nicht nur um günstige Einkaufspreise kümmern, sondern auch darum, welche Materialien überhaupt benötigt werden. Ein sinnloses Einkaufen wird garantiert nicht toleriert. Je mehr betriebswirtschaftliches Verständnis Du mitbringst, umso besser.
Ebenso ist es wichtig, dass Du alle Termine im Blick behältst und eventuell Deinen Chef an gewisse Termine erinnerst. Denke daran, dass Du je nach Unternehmensgröße die Sekretärin, die Assistenz und die allgemeine Büroverwaltung darstellst. Du präsentierst teilweise auch das Unternehmen nach außen und musst daher über ein gewissen Auftreten verfügen.
Scheue Dich daher nicht, mit fremden Menschen Kontakt zu haben. Wenn Du über all dies Voraussetzungen verfügst, dann steht einer positiven Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement nichts mehr im Wege.
Tipp: Weitergehende Informationen zu den Ausbildungsinhalten findest Du in unserem Beitrag: Ausbildungsrahmenplan Kauffrau für Büromanagement
Die wichtigsten Fähigkeiten, Kenntnisse und Voraussetzungen haben wir bereits erwähnt. Doch welche Voraussetzungen werden noch gefordert? Das Berufsbild Kauffrau für Büromanagement fordert, dass Du über ein hohes Maß an Sorgfältigkeit verfügst und dass genaues Arbeiten genau Dein Ding ist. Ebenso benötigst Du ein hohes Maß an Eigenorganisation und Selbstdisziplin. In diesem Beruf wird erwartet, dass Du selbstständig arbeiten, mitdenken und viele Probleme lösen kannst und zwar am Besten bevor diese entstehen. Du musst quasi Deinem Chef den Rücken freihalten und ihm stets zur Seite stehen. Je nachdem, in welchem Unternehmen Du arbeitest, bist Du das Herzstück der Firma, das den Betrieb am Laufen hält.
Daher musst Du auch über ein gewisses Maß an Neugierde und Lernbereitschaft verfügen. Ferner könnte es nötig werden, dass Du nicht nur die Geschäftsreisen organisieren, sondern auch an diesen teilnehmen wirst. Daher wird oft erwartet, dass Du flexibel bist und nicht direkt forderst, reguläre Arbeitszeiten zu haben. Es sei denn, Du entscheidest Dich für einen Arbeitsplatz im öffentlichen Bereich. Dann hast Du jedoch wahrscheinlich Parteiverkehr, der auch ein entsprechendes Auftreten und Optik von Dir verlangt.
Meist jedoch wirst Du die Position in einem Büro besetzen und Dich um alles kümmern, was für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Dies gilt für interne Tätigkeiten ebenso wie für externe Angelegenheiten. Beachte immer, dass der Beruf Kauffrau für Büromanagement aus drei verschiedenen Berufsfeldern entstand.
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