Du möchtest wissen was es mit dem Berichtsheft Kauffrau für Büromanagement auf sich hat? Wieso eigentlich Berichte schreiben?
Jeder Auszubildende hat ein Berichtsheft zu führen. Dies gilt auch für die Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement. Mit diesem Berichtsheft wird laufend die Entwicklung der Ausbildung dokumentiert – sowohl die theoretischen als auch die praktischen Ausbildungsstufen. Alles weitere liest Du in diesem Beitrag.
Das Führen eines Berichtsheftes entstand aus mehreren Gründen heraus:
Ähnlich wie bei den Einzelhandelskaufmännern reflektiert der Auszubildende im regelmäßigen Abstand die erworbenen Kenntnisse und schreibt diese in schriftlicher Form nieder. Das soll dazu führen, die erworbenen Kenntnisse zu verfestigen. Zugleich dient es auch der Kontrolle, ob Du die vermittelten Fähigkeiten richtig angenommen und umgesetzt hast. Denn der niedergeschriebene Inhalt im Berichtsheft muss vom Ausbilder kontrolliert werden. Dies wird mit dessen Unterschrift bestätigt. Außerdem ist das Berichtsheft im Zweifelsfall auch der Beweis dafür, dass dir bestimmte Kenntnisse nicht vermittelt worden sind.
Ferner wird mit dem Führen eines Berichtshefts ein pädagogisches Ziel verfolgt: Die Disziplin wird erhöht, denn diese Aufgabe muss entweder täglich oder wöchentlich durchgeführt werden. Damit lernt der Auszubildende, selbstständig geforderte Aufgaben zu erledigen.
Der Hauptgrund liegt allerdings in der Prüfung: Das Berichtsheft muss bei der Abschlussprüfung vorgelegt werden.
Wichtig: Wer kein Berichtsheft vorlegen kann, der wird auch nicht zur Prüfung zugelassen.
All diese Vorschriften sind in der Verordnung zur Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement festgelegt.
Beim Führen eines Berichtsheftes gibt es zwei Pflichten: Einerseits wird der Ausbilder angehalten, das Berichtsheft regelmäßig zu überprüfen. Dies gilt nicht nur, um das Führen generell zu kontrollieren – vielmehr muss auch der Inhalt kontrolliert werden. Der Auszubildende muss hierbei auf seine Fehler hingewiesen werden, die entweder formal oder inhaltlich entstanden sind. Der Auszubildende hat laut Gesetz ein Recht auf diese Unterstützung.
Andererseits ist der Auszubildende ebenso verpflichtet, das Berichtsheft zu führen. Über die Form gibt das Gesetz keine detaillierte Beschreibung, allerdings gibt es IHK Standards die eingehalten werden müssen. Die Form kann auch vom ausbildenden Unternehmen modifiziert werden. Die üblichsten Formen sind dabei ein wöchentlich oder monatlich geführter Bericht in Volltext oder Stichpunkten.
Natürlich muss jedes einzelne Blatt im Berichtsheft mit dem Namen des Auszubildenden und mit dem Datum versehen werden. Zugleich muss die Angabe enthalten sein, in welchem Ausbildungsjahr sich der Auszubildende befindet. Dies dient nicht nur der Kontrolle, ob die Fähigkeiten und Kenntnisse im richtigen Zeitabstand vermittelt werden, dank dieser Angaben lässt sich das Berichtsheft auch problemlos ordnen.
In Bezug auf den Inhalt gilt, dass in kurzer Form die getätigte Arbeit im Unternehmen beschrieben werden muss. Hierbei müssen keine Romane verfasst werden, es muss jedoch verständlich sein, welche Arbeit geleistet wurde. All dies muss vom Ausbilder kontrolliert werden, insbesondere, ob die beschriebenen Tätigkeiten stimmen. Es sollte dabei stets auf sachlichen Inhalt geachtet werden. In das Berichtheft gehört nicht rein, mit wem Du zu mittag isst, oder wie du dich gerade fühlst.
Der Prüfer der Abschlussprüfung sollte auf einen Blick erkennen können, ob der Rahmenplan grundsätzlich eingehalten wurde.
Beim Führen eines Berichtshefts wirst Du in der Regel nicht allein gelassen. Der Betrieb hat meistens eigene Vorlagen, die genutzt werden können. Wer sich daran orientiert, hat normalerweise kein Problem, das Heft richtig zu führen. Unterstützend hierbei ist es, wenn man sich die tägliche Arbeit kurz notiert und dann pro Woche ins Berichtsheft niederschreibt. So kann man auch Tage zusammen fassen, an denen die gleiche Arbeit erledigt wurde.
Die einzelnen Berichte müssen dann chronologisch in einen Ordner oder Schnellhefter abgelegt werden. Wichtig ist, dass jeder einzelne Bericht vom Betrieb kontrolliert und vom Ausbilder sowie dem Auszubildenden unterschrieben wird.
Wichtig: Zur Prüfung müssen Berichte vom ersten bis zum letzten Tag der Prüfung vorhanden sein.[
Das Führen eines Berichtshefts ist mit viel Arbeit und auch Geduld verbunden. Aus diesem Grund darf es während der Arbeitszeit geschrieben werden. Wer dies ordentlich erledigt, punktet bei der Prüfung und kann sich selbst auf die Prüfung vorbereiten, denn oft werden auch Inhalte abgefragt, die im Berichtsheft stehen.
Link-Tipp: Während Deiner Ausbildung hast Du Dich für eine Prüfungsvariante in der Abschlussprüfung entscheiden. Wir wollen dir gerne Dir zwei Prüfungsvorbereitungsbücher für die Abschlussprüfung vorstellen. Zum einen ein Buch für die klassische Variante, zum anderen für die Report Variante. sin erfahrungsgemäß äußerst hilfreich für eine gezielte Vorbereitung auf die mündliche Abschlussprüfung. Aber schaut doch selbst :-)
